In baza

ü      Contractului de finantare incheiat intre beneficiarul grantului si ANPCDEFP,

ü      Ghidului Programului in cadrul  caruia este finantat contractul respectiv,

ü      Dispozitiilor generale si administrative, parte a Apelului general european,

ü      Recomandarilor si documentelor specifice ale Directiei Generale pentru Educatie si Cultura a Comisiei Europene (DGEAC - CE) si Ministerului Educatiei Nationale,

Agentia Nationala aplica diverse modalitati de verificare a modului de implementare a proiectelor.

Verificarea "on the spot" (in timpul desfasurarii  sau dupa finalizarea activitatilor specifice proiectului) reprezinta ansamblul activitatilor de verificare / control desfasurate cu respectarea principiului segregarii atributiilor cu scopul de a obtine dovezi obiective asupra :

ü      realitatii / eligibilitatii activitatilor realizate in cadrul proiectelor implementate, precum si asupra

ü      legalitatii si regularitatii operatiunilor financiare derulate in raport cu prevederile stabilite prin documentele de reglementare.

Verificarea transversala se desfasoara in situatia unor beneficiari de granturi multiple (recurenti) care deruleaza mai multe activitati / actiuni contractate in cadrul aceluiasi exercitiu sau in exercitii de selectie succesive, finantate din acelasi program sectorial si/sau programe diferite, cu scopul de a preveni dubla finantare si de a evalua adecvarea capacitatii administrative si financiare a beneficiarului cu volumul si complexitatea granturilor gestionate.

Verificarea de sistem consta in doua faze:

Faza 1: analiza sistemelor si procedurilor existente in entitatea verificata, vizand conformitatea acestora cu prevederile contractuale si reglementarile specifice ale Comisiei Europene (sistemul intern al beneficiarului in relatie cu structura organizationala, formalizarea regulamentelor si procedurilor interne de lucru, procesul de selectie pentru participantii la activitati, sistemul de recunoastere a rezultatelor invatarii obtinute ca urmare a mobilitatii, mecanismele de control intern, inclusiv cel financiar si masurile de evitare a conflictului de interese, transparenta decizionala cu privire la grantul / granturile derulate, integrarea proiectelor in strategiile de dezvoltare institutionala si activitatile curente ale beneficiarului).

Faza a 2-a: verificarea financiara on-the-spot a celui mai recent contract de finantare pentru care raportul final a fost trimis la ANPCDEFP, pentru care deasemenea se vor efectua teste de conformitate. Verificarea financiara are ca scop sa ofere o asigurare rezonabila asupra regularitatii si realitatii sumelor declarate in raportul final, determinarea unei rate de eroare cuantificabile si sa confirme ca procedurile si mecanismele verificate in faza 1 sunt implementate / respectate.

Monitorizarea reprezinta ansamblul de actiuni de culegere de date, evaluare si consiliere, intreprinse pe parcursul derularii activitatilor contractate, cu scopul de a urmari implementarea acestora, de a oferi recomandari beneficiarului in vederea imbunatatirii activitatilor contractate si a cresterii impactului acestora, de a identifica exemple de buna practica si / sau preveni cazurile problematice, precum si pentru a mentine o buna relationare intre beneficiar si ANPCDEFP.

Selectia esantionului beneficiarilor / contractelor supuse misiunilor de verificare ia in considerare respectarea cumulativa pentru fiecare actiune / program a procentului si / sau numarului minim propus in documentele de reglementare transmise de catre CE, precum si criteriile de evaluare a gradului de risc in implementarea proiectelor.

Echipele de verificare sunt stabilite de conducerea AN, functie de programul / actiunea vizata, cu respectarea principiul segregarii (verificarea este realizata de o echipa de experti alta decat cea care consiliaza si evalueaza proiectul).

Desfasurarea misiunii de verificare

Misiunile de verificare se notifica prin fax si / sau e-mail, anterior vizitei, fiind specificate perioada vizitei, obiectivele vizate, documentele care trebuie pregatite si persoanele nominalizate pentru a fi prezente la data vizitei.

In vederea atingerii obiectivelor misiunilor de verificare , in timpul vizitei membrii echipei de verificare stabilesc un dialog, sub forma de interviuri cu reprezentantii beneficiarului, in functie de etapa derularii proiectului in care se deruleaza vizita ?…?¸i se colecteaza dovezi obiective ale implementarii grantului.

Indiferent de schema de finantare, beneficiarul grantului trebuie sa asigure transparenta modului de gestiune, cu alte cuvinte trebuie sa prezinte, conform notificarii, in mod organizat si coerent documente justificative ale cheltuielilor aferente implementarii proiectului. In acelasi timp, beneficiarul trebuie sa fie preocupat de managementul financiar corect al finantarii europene acordate pentru a asigura un raport optim cost / valoare adaugata si un impact efectiv al proiectului. 

In urma desfasurarii vizitei propriu-zise de verificare , se intocmeste un raport de verificare care va preciza, in baza informatiilor si / sau documentelor obtinute in timpul vizitei sau solicitate a fi prezentate ulterior, constatarile asupra contractului verificat. Echipa de verificare poate solicita documente, informatii suplimentare, dovezi obiective pentru a fundamenta opinia asupra grantului verificat si de asemenea poate face recomandari.

Daca se identifica erori grave de management si / sau deviere in implementarea proiectului este pus in practica un mecanism pentru aplicarea de actiuni corective adecvate si urmarirea implementarii acestora si / sau de sanctiuni financiare / penalitati administrative, dupa caz.

Rezultatele misiunilor de verificare pot conduce la identificarea de exemple de buna practica, acestea putand fi prezentate in cadrul diferitelor seminarii, reuniuni si chiar publicate pe website-ul AN pentru diseminarea acestora in randul beneficiarilor / potentialilor beneficiari.